Email moet anders (2)

Het vervolg: jullie suggesties
Okay, we gaan voort op Email moet anders. Ik vrees dat ik een flinke inspiratiebron gevonden heb met deze korte verzuchting. Er blijkt een hele wereld aan ellende en oplossingen te zijn!

Een kort overzicht:
* Henk Jan suggereerde o.a. Xobni met verwijzing naar een artikel erover op zijn blog. Dit ziet er voor Outlook-gebruikers interessant uit, hoewel het mij moeite kost om voor te stellen hoe het precies werkt. (ik zit op Apple of Gmail tegenwoordig). Het ziet er voor mij enorm complex uit, maar ik kan mij daarin vergissen.
* Bart gaf aan dat het van tevoren filteren van mail hem al jaren rust geeft. Een goed idee.
* Jacques kwam met een hele lijst met o.a. gmail-hacks, referenties, software en suggesties om mijn leven met mail beter te maken. Dank mannen, dank!

Inbox Zero
Dankzij de tips ben ik wat dieper gaan spitten en kwam uit bij verschillende interessante bronnen:

Briljant is 43 Folders van Merlyn Mann. Hij heeft al in 2005 geschreven over de gevaren van email. In de vele reacties op zijn posts zie je precies dezelfde dingen waar ik en jullie al over schreven! Als je leest wat mensen beschrijven, dan zijn onze problemen nog maar een verkoudheidje vergeleken bij hun zware virusinfectie. Kortom: we hebben een universeel probleem te pakken.

Inclusief de schatting hoeveel tijd mensen kwijt zijn met het regelen van hun email: “medewerkers op kantoor zijn 0.5 tot 3 uur kwijt met het lezen van (slechte) email”. CNN doet nog een duit in de zak met de constatering dat E-mails ‘hurt IQ more than pot’. Hier moet wat gedaan worden, dat is duidelijk.

De 2 jaar daarop besteedt Mann aan een goed werkend systeem met de naam: “Inbox Zero”. Absoluut de moeite waard om te lezen. Je kan zijn presentatie voor de Google Academy bekijken. (1 uur)

Getting Things Done
Mann verwijst weer door naar Getting Things Done, een boek van David Allen. Henk-Jan is daar al fan van, voor mij was het een eerste kennismaking. Of toch niet: op Nu.nl is er een serie over Lifehacking. Ook de site Lifehacking.nl is de moeite waard van het bekijken.

Halverwege een conclusie
Het wordt mij duidelijk: Email is een meerkoppig monster. Het is niet even een kwestie van een paar foefjes leren, nee: het heeft ook ons gedrag beinvloedt, waar je ook weer rekening mee moet houden. Kortom, je kan hier techniek op loslaten, maar handiger is eerst: Een systeem om met mail om te gaan.

Ik ga daar eens rustig over puzzelen. Waarschijnlijk zal ik met jullie blijven discussiëren hierover, juist omdat het zo’n groot deel van ons prive/zakelijke leven uitmaakt. I keep you posted. Suggesties voor meer materiaal, reacties: meer dan welkom. Het probleem email gaat nog even niet weg.